Hankehallinnon harmoniaa ja raportoinnin rakenteita

Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiohankkeiden (TKI) hallinnointi päätoteuttajana edellyttää tarkkaa suunnittelua, tehokasta viestintää ja jatkuvaa seurantaa. Kirjoituksessa jaan hyviä kokemuksia hankehallinnon ja raportoinnin näkökulmasta kahdesta Haaga-Helian koordinoimasta kansainvälisestä kapasiteetinvahvistamishankkeesta, joissa olen toiminut koordinaattorina projektipäällikön työparina. Pohdin samalla sitä, mitä hyötyjä ja mahdollisuuksia työskentely rinnakkain saman rahoituksen hankkeissa tarjoaa.

Kapasiteetin vahvistamista TKI-hankkeiden avulla

Korkeakoulusektorin Erasmus+-ohjelman kapasiteetinvahvistamishankkeet (CBHE) ovat kansainvälisiä yhteistyöhankkeita, jotka hyödyttävät ohjelmaan kuulumattomia kolmansia maita. Hankkeet keskittyvät korkeakoulutuksen laadun ja relevanssin parantamiseen, kestävän kehityksen ja sosioekonomisen kasvun edistämiseen sekä politiikkatavoitteiden tukemiseen. (European Comission 2024.)

Haaga-Helia koordinoi tällä hetkellä kahta korkeakoulutuksen kapasiteetinvahvistamishanketta: ENRICHER hubs ja TeProD. Kumpikin hanke keskittyy kestävään kehitykseen ja digitaaliseen siirtymään, mutta eri kohdealueilla. ENRICHER hubs pyrkii parantamaan vihreän matkailun palvelukehitystä ja oppimista Länsi-Balkanilla, kun taas TeProD-hanke vahvistaa Saharan Eteläpuolisen Afrikan opettajien ja opiskelijoiden osaamista vihreässä ja digitaalisessa siirtymässä.

Päätoteuttajan vastuu on iso, sillä sen tehtävänä on vastata projektin johtamisesta ja koordinoinnista.

Hyvän hankehallinnon takana on toimiva työpari

Koordinoivan organisaation projektipäällikön rooli on keskeinen, sillä projektipäällikkö vastaa projektin kokonaiskuvasta, seuraa projektin etenemistä, aikataulua ja budjettia sekä pitää yhteyttä rahoittajaan. Hän johtaa laajaa konsortiota, ratkaisee epäselvät asiat ja ohjaa kumppaneita heidän tehtävissään, jotta kaikki onnistuvat yhdessä.

Laajoissa, kansainvälisissä hankkeissa projektipäällikön rinnalla toimii usein koordinaattori, joka tukee projektipäällikköä hankkeen koordinoimisessa sekä hallinnossa. Koordinaattori voi toimia hankkeessa monessa eri roolissa, kuten projektipäällikön hallinnollisena työparina, työpaketin vetäjänä tai substanssiasiantuntijana. Koska koordinaattorin tehtävä on projektipäällikköön verrattuna kevyempi, osallistuminen useampaan hankkeeseen samanaikaisesti on mahdollista.

Olen Haaga-Helian koordinoimissa CBHE-hankkeissa kahden eri projektipäällikön hallinnollisena työparina sekä viestinnän tehtävien parissa. Kun projektia koordinoidaan työparina, on helppo pallotella ideoita eikä projektipäällikön tarvitse tehdä kaikkia päätöksiä itsenäisesti. Myös projektien riskienhallinnan näkökulmasta on hyödyllistä, että useampi henkilö on tietoinen hallinnon prosesseista. Vaikka vastuu projektista on aina päälliköllä, koordinaattorin rooli on tärkeä hankkeen onnistuneen toteuttamisen näkökulmasta.

Jatkuvaa ja jaksottaista raportointia

Hankeraportoinnissa selkeä vastuunjako koordinaattorin ja projektipäällikön välillä parantaa työskentelyn sujuvuutta, tehtävien tehokkuutta ja mahdollistaa vertaistuen hankalissa asioissa.

EU:n rahoittamissa hankkeissa on käytössä sekä jaksottaisen raportoinnin (periodic reporting) että jatkuvan raportoinnin (continous reporting) mallit. Jatkuvaa raportointia tehdään hankkeen alusta loppuun, kun taas jaksottainen raportointi toteutuu hankkeen aikana ja sen päättymisen jälkeen. Molemmat raportointityypit ovat tärkeitä projektin seurannan ja arvioinnin kannalta.

Jaksottaisessa raportoinnissa hankkeen edistymisestä ja kustannuksista raportoidaan väliraporteilla ja loppuraportilla, jotka ovat edellytys avustussumman maksamiselle. Nämä raportit valmistellaan konsortion osallistujien yhteistyönä ja koordinoiva organisaatio toimittaa ne rahoittajan arvioitavaksi portaalissa.

Jatkuvassa raportoinnissa raportoidaan tuotoksista (deliverables) ja välietapeista (milestones) hankkeen aikana jatkuvasti. Deliverablet ovat konkreettisia tuotoksia, kuten raportteja tai koulutusmateriaaleja. Ne ovat tärkeitä projektin edistymisen ja onnistumisen arvioinnissa. Milestonet ovat merkittäviä etappeja projektin aikataulussa, kuten projektin aloituskokous tai tietyn deliverablen valmistuminen. Rahoittaja tarkistaa tuotokset ja välietapit määräaikojen päätyttyä ja joko hyväksyy ne tai palauttaa muokattavaksi.

Raportoinnin määräaikojen lähestyessä on tärkeää tarkistaa tuotokset ja tulokset. Joskus rahoittajalta on pyydettävä lisäaikaa, sillä odottamattomien haasteiden vuoksi hakemusvaiheessa ilmoitettuihin määräaikoihin ei pystytä. Lisäaikaa yksittäisten tuotosten raportoimiseen voidaan myöntää rahoittajan edustajan toimesta, mutta isommat muutokset, jotka vaikuttavat rahoitussopimukseen (grant agreement) vaativat aina muutoshakemuksen. Muutoshakemuksen käsitteleminen vie aikaa ja mikäli jokin työpaketti päättyy ennen sen hyväksymistä, ei muutoksia voi takautuvasti tehdä.

Oppeja ja oivalluksia hankeraportoinnista

Saman koordinaattorin osallistaminen kahteen saman rahoitusinstrumentin käynnissä olevaan hankkeeseen on rikkaus, sillä molempien hankkeiden hallinnolliset prosessit ja raportointikäytänteet noudattavat samaa kaavaa. Koska hankkeet ovat alkaneet peräkkäisinä vuosina ja saman rahoituskauden aikana, ENRICHER hubs toimii myös eräänlaisena suunnannäyttäjänä. Siinä vastaan tulleita asioita, oivalluksia ja kompastuskiviä voidaan hyödyntää TeProD:ssa, jolloin pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen.

ENRICHER-hubs hankkeen väliraportointiin osallistuminen ja projektipäällikön tukeminen rahoittajan vaatimissa muutos- ja korjauspyynnöissä mahdollistaa TeProD-hankkeen tulevassa väliraportoinnissa ennakoinnin ja projektipäällikön tehokkaamman tukemisen.

Päätoteuttajan on esimerkiksi huolehdittava, että hanke-esittely on löydettävissä jokaisen hankekumppanin verkkosivuilta. Kokemus opetti myös, että kymmenien viestintä- ja disseminaatioaktiviteettien lataaminen portaaliin yksi kerrallaan on työlästä ja vie aikaa, jolloin ymmärtää, että jatkossa niitä kannattaa raportoida jatkuvasti, kuukausitasolla.

Väliraportoinnin yhteydessä esille nousi esimerkiksi rahoittajan visuaaliseen identiteetin näkyvyyteen liittyviä huomiota, johon on annettu selkeät ohjeet ja edellytykset, joita on noudatettava. Euroopan koulutuksen ja kulttuurin toimeenpanovirastoon, EACEA:n (2025) rahoittamissa hankkeissa edellytetään, että rahoittajan logo eli EU:n tuen tunnustus ja Euroopan lippu sekä rahoituslausunto ovat on selkeästi näkyvissä kaikessa hankkeeseen liittyvässä viestinnässä. Näiden lisäksi myös EACEA:n vastuuvapauslauseke on oltava näkyvissä kaikissa hankkeen viestintätoimissa (EACEA 2025).

Usein ei riitä, että rahoittajan logo on näkyvissä verkkosivuilla tai julisteissa, vaan sen tulee olla mukana kaikessa viestintään liittyvässä, kuten esityspohjissa, raporteissa, muistioissa sekä myös sosiaalisen median julkaisuissa. Huomautusten ansioista näihin osataan kiinnittää jatkossa tarkemmin huomiota ja tarkistaa uusien hankkeiden viestintätoimien osalta rahoittajan näkyvyys vaatimusten mukaiseksi. Onhan rahoittajan näkyvyys kuitenkin rahoituksen saamisen edellytys.

Tasapainoilu, tiimityö ja tiedonjakaminen hanketyöskentelyn ytimessä

Työskentely kahdessa EU-rahoitteisen kapasiteetinvahvistamishankkeessa samanaikaisesti on hyödyllistä, mutta se vaatii tasapainoilua, priorisointia sekä toimivaa yhteistyötä. Projektipäälliköiden ja koordinaattorin välinen tiimityö perustuu luottamukseen, avoimeen viestintään sekä säännöllisiin tapaamisiin, joissa seurataan hankkeen edistymistä ja ratkotaan mahdollisia ongelmia tai ideoidaan uutta yhdessä.

Samojen työntekijöiden osallistuaminen saman rahoittajan hankkeisiin on myös organisaation etu, sillä se mahdollistaa toimintatapojen yhtenäistämisen sekä tiedonjaon organisaation sisällä. Tiedonjako ja vertaistuki kahden hankkeen välillä on niiden onnistumisen kannalta tärkeää, sillä EU kannustaa yhteistyöhön sen rahoittamien projektien välillä. Vaikka Haaga-Helia on aiemminkin koordinoinut CBHE-hankkeita, muuttuvien käytäntöjen vuoksi ajantasaisten kokemusten jakaminen organisaation sisällä auttaa tulevien hankkeiden toteuttamisessa.  

Kuva: Haaga-Helia