Ajanhallinnasta opiskelun ydintaito

Kalenteroimme, suunnittelemme ja yritämme saada otetta käytössämme olevasta ajasta. Suhteemme aikaan voi olla samaan aikaan kompleksinen ja suoraviivainen. Tuskailemme ajan puutetta, koemme hallitsevamme aikaamme, noudatamme meille annettuja määräaikoja tai yritämme luikerrella niiden pihtiotteesta.

Tuttua on myös kasvava ahdistus tekemättä jääneiden tehtävien kasaantuessa, tai helpotuksen hakeminen tarjolla olevista ajanhallinnan työkaluista, kuten Pomodoro-tekniikasta, Eisenhowerin matriisista ja digitaalisista sovelluksista.

Ajanhallinta linkittyy niin itsensä johtamisen taitoon kuin kykyymme keskittyä, ja sen piirteitä voi olla vaikea erottaa muista toimintaamme ohjaavista tekijöistä. Ajanhallinnan pohdintaan kannattaa kuitenkin käyttää hetki, koska kyse on olemassaolomme ydinresurssista. Elämme ajassamme, kulutamme aikaamme, suuntaamme aikamme johonkin ja koemme, kuinka sitä myös viedään.

Tämä artikkeli tarkastelee itseohjautuvan oppimisen ja ajanhallinnan suhdetta. Vaikka itseohjautuvasta oppimisesta on paljon tutkimustietoa, ajanhallinnan näkökulma on jäänyt siinä varjoon (Wolters & Brady 2021, 1327). Artikkelin tavoitteena on valaista ja korostaa ajan merkitystä itseohjautuvan oppimisprosessin osana ja tarjota keinoja oman opiskelukyvyn kehittämiseen. Se on suunnattu etenkin työn ohessa opiskeleville aikuisopiskelijoille, mutta myös kaikille ajan ja oppimisen sidoksisuudesta kiinnostuneille lukijoille.

Sisältö pohjautuu pääosin ajanhallintaa ja itseohjautuvaa oppimista koskeviin tutkimuksiin. Artikkelissa hyödynnetään lisäksi Haaga-Helia ammattikorkeakoulun master-opiskelijoilta 2023–2024 kerättyä aineistoa, jossa opiskelijat pohtivat oman ajankäyttönsä problematiikkaa. Nämä pohdinnat ovat liittyneet opintojaksoon ”Coaching ja fasilitoinnin taito” ja sen harjoituksiin.

Ajan löytäminen opiskelulle on haaste, jota opiskelijat ovat kartoittaneet ryhmätyöskentelyä ohjaavilla fasilitointimenetelmillä. Opiskelijoiden tuottamaa aineistoa on kerätty kahdelta eri opintojaksototeutukselta, ja sitä esitellään ajanhallinnan käsitteiden avulla.

Hallittu ja hallitsematon aika

Ajanhallinnan taito voi tarkoittaa yksilöllistä kyvykkyyttä pysyä suunnitelmissa ja arvioida tekemiseen vaadittavaa aikaa. Se sisältää myös aikarakenteiden ja aikanormien tiedostamisen. Aikarakenteet, kuten työaika ja deadlinet, ovat vakiintuneita käytäntöjä, jotka säätelevät aikaamme. Aikanormit ovat puolestaan kulttuurisidonnaisia signaaleja, jotka ohjaavat käyttäytymistämme. Ne kertovat siitä, minkälainen ajankäyttö ja aikaan suhtautuminen on hyväksyttävää tai paheksuttavaa. Esimerkiksi myöhästymiseen saatetaan suhtautua hyvin eri tavoin. Ajanhallinnalla voidaan yksinkertaistettuna tarkoittaa kaikkia niitä henkilökohtaisia päätöksiä, joilla organisoimme, suojelemme ja sopeutamme aikaamme. Ajanhallinnan taito voi tunnetusti parantaa elämänlaatua, vähentää stressiä ja lisätä hyvinvointia. (Aeon & Aguinis 2017, 311–317.)

Ajanhallinnan ja suorituksen välinen suhde on tutkimusten valossa kuitenkin ristiriitainen. Eräs keskeinen havainto liittyy keskeytyksettömään aikaan, jonka avulla voimme varata ja rajata aikaikkunoita tiettyjen tehtävien tekemiseen. Keskeytyksetön aika näkyy tyypillisesti kalenteriin merkittynä ajanjaksona, jolloin emme ole tavoitettavissa. Viesteiltä, digitaalisilta hälytyksiltä ja yhteydenotoilta suojeltu fokusaika voi olla toimiva ratkaisu, mutta sen on todettu myös heikentäneen suorituksen laatua lisäämällä virheitä. Juurisyynä ei ole kuitenkaan fokusaika itsessään, vaan sen soveltaminen käytäntöön. Lukuisat, lyhyet fokusajat lisäävät tehtävästä toiseen siirtymistä ja sen myötä kognitiivista kuormittumista. Vähäisemmät siirtymät ja pidemmät fokusajat tuottavatkin ilmeisesti selkeintä hyötyä. (Aeon & Agunis 2017, 315, 322.)

Ajanhallinnan ongelmat paljastavat usein puutteita, jotka liittyvät oman toimintamme johtamiseen. Esimerkiksi opiskeluun liittyvä prokrastinaatio on osatekijänä viheliäisessä kehässä, jossa puutteellinen itseohjautuvuus, vaikeus keskittyä opiskeluun ja tarvittavan ajan aliarviointi ruokkivat toisiaan vaikeuttaen opiskelujen etenemistä. Prokrastinaatio, eli taipumus vapaaehtoisesti ja irrationaalisesti viivytellä vitkuttelun negatiivisista seurauksista huolimatta, voi nakertaa hyvinvointia ja opiskelukykyä. Pitkäaikaisena käytösmallina se voi johtaa masennus- ja ahdistusoireisiin. Prokrastinaatio on näin ollen toimintahäiriö, joka eroaa hyödyllisestä lykkäyksestä ja ajan uudelleen allokoinnista (Strategic delay). Kalenterimuutokset ja mahdollisen lisäajan organisointi voivat olla hyvää ajanhallintaa, mikäli ne tukevat tehtävän valmiiksi saamista. (Jochmann ym. 2024, 2, 11; Liu ym. 2022, 2645.)

Ajanhallinnan vaikeudet ja addiktoitunut älypuhelimen käyttö on myös liitetty toisiinsa. Mitä enemmän luuriajalla on valtaa, sitä vähemmän aikaa käytetään muihin aktiviteetteihin, kuten opiskeluun. Tuloksena voi olla prokrastinaation lisääntyminen. Kokemus ajan riistäytymisestä voi aktivoida myös puolustusmekanismimme. Tutkimustieto (Flaherty 2011) kertoo osuvasti, että valittaessamme ajan vähyyttä tai rajallisia vaikutusmahdollisuuksiamme, vapautamme itse asiassa itsemme ajanhallinnan vastuusta (Aeon & Aguinis 2017, 311). Defensiivinen selittely on inhimillistä ja ymmärrettävää, mutta keinoja itsemme ja aikamme johtamiseen kuitenkin löytyy. (Liu ym. 2022, 2645; Aeon & Aguinis 2017, 311.)

Aikatuntemus ja aikapuhe

Ajan kuluminen nopeasti tai hitaasti kertoo siitä, miltä aika tuntuu. Uppoutuminen ja syvällinen keskittyminen hämärtää ajantajun mutta palkitsee merkityksellisenä ja inspiroivana kokemuksena.

Ajanhallinnan näkökulmasta ajantajuun liittyy erityisesti käsitys ajasta eli aikatuntemus (Temporal awareness), joka tarkastelee aikaa resurssina. Korkea aikatuntemus näkee ajan budjetoitavana ja rajallisena, kun taas matala aikatuntemus vähentää luottamusta käytettävissä olevan ajan hallintaan. Korkea aikatuntemus on tavoiteltavaa, sillä se lisää minäpystyvyyden kokemusta ja auttaa arvioimaan realistisesti sitä, mitä on mahdollista saada aikaan. Se vähentää negatiivista ennakkoasennoitumista ja kalvavaa epäilyä siitä, ettei asioita saa tehtyä, koska aika ei kuitenkaan riitä. Ilman realistista aikatuntemusta riskinä voi toisaalta olla myös uponneiden kustannusten harha. Silloin jatkamme tehtävään panostamista aiemmin investoitujen resurssien takia, vaikkei panostaminen olisi syystä tai toisesta enää järkevää. (Aeon & Aguinis 2017, 310, 319.)

Omaa aikatuntemusta ja ajanhallintaa voi syventää kiinnittämällä huomiota omaan aikapuheeseen ja siihen, miten aikaa kehystetään. Hallinnan tunnetta voi lisätä myönteinen aikapuhe, jossa katse kohdistuu siihen, kuinka paljon aikaa on vielä jäljellä. Itseä voi kiittää ja kannustaa tekemällä katsauksen kaikkeen, mikä on jo valmista. Aikaansaamisen tunne ja myönteinen aikapuhe kulkevat näin ollen käsi kädessä. Tätä yhteyttä vahvistaa myös aikataulussa pysyminen. Negatiivinen aikapuhe vastaavasti lannistaa kiinnittämällä huomion siihen, mitä kaikkea pitäisi vielä saada aikaan. To do -listaukset ovatkin kaksiteräinen miekka: ne eivät välttämättä auta ajanhallinnan tunteen vahvistumisessa, jos listalla olevia tehtäviä ei sittenkään saa valmiiksi. (Aeon & Aguinis 2017, 322.)

Ajanhallinta itseohjautuvassa oppimisessa

Itseohjautuva oppiminen (Self-regulated learning) on käsitteellinen viitekehys oppimisnäkemyksille, jotka korostavat opiskelijan aktiivisuutta, toimintakykyä ja omistajuutta. Itseohjautuvuus liittyy niin motivaation, tunteiden ja käyttäytymisen säätelykykyyn kuin vastuulliseen työskentelyyn omien oppimistavoitteiden saavuttamiseksi. Itseohjautuvuudella on näin ollen keskeinen rooli opiskelun merkityksellisyyden syventymisessä ja opiskelijan itseluottamuksen kasvussa. Ajanhallinta on yksi itseohjautuvan oppimisen osatekijöistä. (Wolters & Brady 2021,1323–1323; Panadero 2017, 2.; Kaplan ym. 2019, 53–54.)

Itseohjautuva oppimisprosessi voidaan jakaa ennakointiin, toimintavaiheeseen ja reflektioon. Ajanhallinta jäsentyy tähän prosessiin pääpiirteissään seuraavasti (Wolters & Brady 2021, 1329–1330):

1. Ennakoiva vaihe, joka sisältää tehtävän tarkastelua ja tavoitteiden asettamista

• tarvittavan ajan etukäteisarviointi ja halukkuus käyttää aikaa kyseessä olevaan tehtävään
• määräaikojen tiedostaminen ja uskomukset omasta aikaansaamisesta
• tietoisuus omista mieltymyksistä (esim. paras vuorokaudenaika opiskelulle, ajallisesti vaiheistettu työskentely vai paineistettu työskentely ennen määräaikaa)
• tietoisuus siitä, mitä halutun oppimistason saavuttaminen vaatii ajallisesti

2. Toimintavaihe, joka sisältää toiminnan käynnistämistä, monitorointia, arviointia ja mukauttamista

• ajankäytön suunnittelu: milloin tehtävää tehdään ja kuinka pitkään tehtävän suorittamisen kuluu aikaa
• oppimisstrategian valinta ajanhallinnan näkökulmasta (esimerkiksi sisällön nopea selailu)
• ajan kulumisen ja edistymisen seuraaminen
• ajan riittävyyden arviointi ja tarvittavien muutosten tekeminen (esimerkiksi ajan varaaminen, tekemisen siirtäminen toiseen ajankohtaan, tahdin kiristäminen, oman vireystilan kohottaminen ajankäytön tehostamiseksi)
• aikomusten erottaminen tehtävän varsinaisesta tekemisestä ja tekemiseen käytetystä ajasta

3. Reflektointivaihe, joka sisältää tehtävän tekemiseen liittyvien kokemusten, uskomusten ja tuntemusten pohdintaa

• käytetyn ajan kokonaisarviointi: menikö tehtävään esimerkiksi sopivasti, oletetusti, vähemmän tai enemmän aikaa
• minäpystyvyyden vahvistuminen: tuntemus siitä, että ajankäyttö vaihtelee ja on kontrolloitavissa
• oleellisten havaintojen tekeminen aikaa vaativista vaiheista (esim. tekstin muokkaus) ja itselle sopivista ajanhallinnan keinoista
• omista kokemuksista oppiminen ja ajallisen arviointikyvyn kehittyminen.

Jos itsereflektion tuloksena ei kuitenkaan ole oman ajanhallintataidon vahvistuminen, negatiiviset uskomukset voivat voimistua (Wolters & Brady 2021, 1337). Kielteinen aikapuhe valtaa tilaa, aikaa ei tunnu löytyvän jatkossakaan, eikä ajanhallintataidolle olennainen aikatuntemus kehity. Ajan löytymisen lähtökohtana on kuitenkin hyväksyvä aikapuhe ja myönteinen suhtautuminen niin aikaan kuin edessä olevaan tehtävään. Tehtävään suhtautuminen onkin oppimisen kannalta avainasemassa. Onnistumisen kokemus lähtee rakentumaan jo alkumetreillä: oppimistehtävän piirteitä tärkeämpää on se, asennoituuko opiskelija oppimistehtävään myönteisesti vai kielteisesti (Seo 2009, 917).

Kokemuksia master-opiskelusta

Opiskelijoiden erittelemissä aikahaasteissa korostuivat etenkin priorisoinnin vaikeudet, ajan sirpaloituminen useaan tekemiseen eri tietojärjestelmissä, keskittymisvaikeudet, viivyttely, yksinjäämisen tunne, väsymys, ympäristön häiriötekijät, kilpailevat mieliteot, aloittamisen vaikeus, stressi ja tunne ajan riittämättömyydestä. Keskusteluissa todettiin, että tehtävien priorisointi tiettyjen kriteerien pohjalta ei yksinään riitä ajanhallinnan perustaksi, sillä priorisoinnin tuloksia voi olla vaikea viedä käytäntöön. Tavoitteellisen ja realistisen ajanhallinnan välille jää helposti kuilu.

Keskeisiä aikarakenteita ovat opiskelutehtäviin liittyvät määräajat, jotka jäsentävät ja rytmittävät opiskelua. Tiedossa olevat määräajat koettiin toisaalta myös yllättävinä, mikä voi kertoa niin opiskeluun liittyvän aikatuntemuksen ohuudesta kuin opintojen aloitusvaiheesta. Omaa ajanhallintaa normittaviksi toimintaperiaatteiksi esitettiin ohjeita, jotka olivat osin toisilleen vastakkaisia. Näitä olivat mm. ”kerralla valmiiksi”, ”suunnittele ja valmistele”, ”kalenteroi opiskelu” ja ”uskallus luopua, armollisuus itselle, vähemmän perfektionismia”. Ajanhallintaa tukevina elementteinä korostettiin itselle sopivien stressinhallinta- ja rentoutuskeinojen löytämistä ja arkea helpottavia käytänteitä, kuten tallenteiden kuuntelua työmatkalla.

Opiskelijat löysivät useita voimavaroja, jotka kannustavat hyvään ajanhallintaan ja kertovat myönteisestä aikapuheesta. Ajanhallinnan kehittämiseksi ehdotettiin esimerkiksi tehtävien osittamista, itselle sopivaa palkitsemista opiskelutehtävien valmistuttua, opiskelun ja oman työn välisen hyödyn tietoista kirkastamista, opitun sisällön reflektointitaukoja ja vertaistukea muilta opiskelijoilta. Itseohjautuvan oppimisprosessin näkökulmasta ehdotukset keskittyivät etenkin toimintavaiheen ajanhallintaan.

Ajanhallinnalla lisää opiskelukykyä

Oman ajanhallinnan kehittäminen kattaa laajan kirjon erilaisia vaiheita ja taitoja. Se sisältää niin ajankäytön tunnistamista ja suunnittelua kuin sen monipuolista reflektointia tekemisen aikana ja jälkeen. Tiivistetysti voidaankin todeta, että kannatteleva ja vaikuttava ajanhallinta rakentuu seuraavista periaatteista, taidoista ja teoista:

• Ajanhallinnan tiedostaminen vastuullisena oman ajan järjestelemisenä, suojelemisena ja mukauttamisena.
• Ajanhallinnan näkeminen opiskelutaidon osana.
• Myönteinen asennoituminen opiskelutehtäviin ja niihin käytettävissä olevaan aikaan.
• Realistisen aikatuntemuksen kehittäminen: opiskeluun suunnattu ja varattu aika on rajallista ja vaihtelevaa, mutta kontrolloitavissa.
• Siirtyminen useista ja lyhyistä fokusajoista pitkäkestoisempiin ja harvempiin aikaraameihin.
• Myönteisen aikapuheen (aikaa on jäljellä, olen saanut aikaan jo paljon) tietoinen opettelu ja lannistavan aikapuheen (aikaa ei kuitenkaan ole, en taaskaan ehdi) tietoinen vähentäminen.
• To do -listausten hyvien ja huonojen puolien tiedostaminen: ne voivat auttaa, mikäli tehtävät tulevat tehdyiksi.
• Opiskeluun allokoitavan ajan näkeminen ennakointi-, toiminta- ja reflektointiosaamisena. Itseohjautuvan oppimisen ajanhallintaan sisältyy mm. uskomukset ja kokemukset omasta aikaansaamisesta, suunnittelu- ja toteutusvaiheiden erottaminen toisistaan ja havainnot ajan kulumisesta ja aikaa vaativista vaiheista tai tehtävistä.
• Opiskelumotivaation ja keskittymiskyvyn monipuolinen ruokkiminen myös ajanhallinnan näkökulmasta: esimerkiksi itsensä palkitseminen tehtävien valmistuessa, häiriötekijöiden karsiminen ja ajan käyttäminen vireystilan säätelyyn ja ylläpitoon.