Sukellus hyvän hankehakemuksen ominaisuuksiin

Osallistuin Haaga-Helian edustajana pohjoismaisten kansallisten Erasmus+ -toimistojen järjestämään TCA-seminaariin Transnational Nordic Seminar on Capacity Building with a Cross-Sectoral Focus marraskuussa 2024. Seminaariin kokoontui yli 50 korkeakoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen edustajaa eri Pohjoismaista. Kaksipäiväisessä seminaarissa käsiteltiin hankkeiden vaikuttavuutta, hyvän hankehakemuksen laatimista ja vahvan konsortion rakentamista.

Kirjoitin oivalluksistani hankkeiden vaikuttavuuden ja vahvan konsortion rakentamisen suhteen omat julkaisut.

Kurssi kohti menestyvää hankehakemusta

Seminaarissa jaettiin hyviä vinkkejä ja käytäntöjä hyvän hankehakemuksen laatimiseksi. Vaikka seminaari keskittyi kapasiteetinvahvistamishankkesiin, hyvän hakemuksen vinkit ovat sovellettavissa myös muihin Erasmus+ KA2 (Key Action 2) -hankkeisiin. Nämä keskittyvät organisaatioiden ja instituutioiden väliseen yhteistyöhön.

Hakemusta suunnitellessa on tärkeää lähteä liikkeelle tarpeesta, eikä toimenpiteistä. Tarveanalyysi (Needs Analysis) on hyvän hankehakemuksen perusta ja se kulkee käsi kädessä relevanssin kanssa. Tarveanalyysi tulee tehdä jo hakemusvaiheessa, koska se auttaa perustelemaan hankkeen tarpeellisuuden ja varmistamaan, että hanke vastaa todellisiin haasteisiin ja tarpeisiin. Sen avulla osoitetaan myös ymmärrys alueen, kohderyhmien ja osallistuvien organisaatioiden erityispiirteistä ja tarpeista. Tämä lisää hakemuksen uskottavuutta ja parantaa sen mahdollisuuksia saada rahoitusta. 

Logical Framework Matrix (LFM) taulukko on kapasiteetinvahvistamishakemuksen pakollinen osa ja se tulisi laatia ennen kuin varsinaista hakemusta ryhdytään kirjoittamaan. LFM:n tulee olla loogisesti luettavissa alusta loppuun ja lopusta alkuun, mikä auttaa hankkeen suunnittelun jäsentelyssä. Hakemusta kirjoittaessa arviointikriteerit tulisi olla jatkuvassa käytössä ja niihin tulisi peilata hakemuksen jokaisessa kohdassa.

Hyvä hakemus pohjautuu hyvin muodostettuun ja hallittavissa olevaan konsortioon, jossa kumppanit ovat mukana jo hakemuksen valmisteluvaiheessa. Hakemuksen alkuvaiheessa on tärkeää päättää työpakettien (WP) määrä ja miettiä, mitkä tehtävät voidaan sisällyttää yhteen työpakettiin. GANTT-kaavion rakentaminen on olennainen osa työpakettien aikataulutuksen suunnittelua. Väliraportoinnin vuoksi työpaketteja ei kannata päättää hankkeen puolivälissä.

Seminaarissa keskusteltiin työpakettien määrästä. Liian monen työpaketin sisällyttäminen hankkeeseen voi tehdä sen toteuttamisesta ja raportoinnista työlästä, kun taas liian vähäinen määrä voi heikentää hankkeen tulosten vaikuttavuutta. Myös työpakettien vetäjät tulee määritellä kiinnostuksen sekä osaamisen perusteella, ja erityisesti uusia organisaatioita on tuettava tässä roolissa.

Resurssien suunnittelu ja budjetointi ovat myös keskeisiä hakemuksen vaiheita. Matkojen suunnittelu on tärkeää ja seminaarissa kehotettiin järjestämään paikallisia työpajoja, sillä toimenpiteiden olisi hyvä toteutua kohdemaassa. Aiemmissa hankehakemuksissa olemme yhdistäneet matkustamiseen useampien työpakettien toimintoja, jotta se olisi kustannustehokasta (cost-effective). Hankkeen toteuttamisen kannalta, on tärkeää varata riittävästi resursseja tapahtumiin, liikkuvuuteen ja muihin aktiviteetteihin – ei niinkään henkilöstökuluihin. Realistisen ja tasapainoisen budjetin laatiminen ei ole helppoa, mutta onneksi kertakorvausrahoitusmalli (lump sum) auttaa tasapainottamaan arvioita.

Kapasiteetinvahvistamishankkeiden aallokoissa

Korkeakoulusektorin kapasiteetinvahvistamishankkeet ovat kumppanuuksiin perustuvia kansainvälisiä yhteistyöhankkeita. Niihin on osallistettava ohjelmaan kuulumattomia kolmansia maita ja niiden korkeakoulutusjärjestelmiä. Hankkeet jaetaan kolmeen hankelohkoon (Strand) tavoitteiden ja kohderyhmien perusteella. Erasmus+ ohjelmaoppaassa on määritelty kriteerit ja painopisteet osallistuvien maiden ja organisaatioiden määrälle.

Hankkeissa on tärkeää noudattaa alueellisia prioriteetteja ja varmistaa, että hanke on linjassa niiden kanssa. Ennakkotietona seminaarissa kerrottiin, että Global Gateway -prioriteettien merkitys kasvaa uudella ohjelmakaudella ja suurimpia muutoksia tulee erityisesti Strand 3:n hankkeisiin. Tämä tieto vahvistui ohjelmaoppaan julkaisun myötä, sillä Strand 3:n hankkeiden on oltava linjassa Global Gateway -prioriteettien kanssa. Näiden tavoitteena on vahvistaa Euroopan unionin kansainvälistä yhteistyötä ja kumppanuuksia erityisesti koulutuksen, tutkimuksen ja innovaatioiden aloilla. (European Comission 2024.)

Konsortion tasapaino EU:n ja kolmansien maiden kumppanien välillä on oleellista. Vaikka vähimmäisvaatimuksena on kahden yliopiston osallistuminen yhdestä kolmannesta maasta, minimikonsortiot eivät yleensä saa rahoitusta. Kumppanien on oltava vertailukelpoisia kaikissa maissa ja hankkeen on oltava merkityksellinen kaikille osallistuville maille. Myös liitännäiskumppaneiden (associated partners) roolia korostettiin. Vaikka ne osallistuvat hankkeen toteuttamiseen ilman rahoitusta, ne tukevat hankkeen toimintojen toteuttamista tai edistävät hankkeen tulosten levittämistä.

Usein kapasiteetinvahvistamishankkeissa on eurooppalainen koordinaattori. Seminaarista saadun tiedon mukaan kolmannen maan koordinaattorista voi mahdollisesti saada lisäpisteitä, sillä se ei ole niin yleistä. Koordinaattorina toimivan kohdemaan taloudellinen tilanne on kuitenkin oltava tasapainossa. Vaikka seminaarista tuli paljon arvokasta lisätietoa hakemiseen liittyen, on tärkeää muistaa hakemuksia arvioivat yksittäiset henkilöt, joiden mielipiteiden varaan arvioinnit perustuvat. Sen vuoksi täytyy ymmärtää, että aina jokin asia ei välttämättä ole arvioijan mieleen.

Purjehdus kohti uutta ohjelmakautta

Seminaarissa esitellyt hyvän hakemuksen piirteet korostavat suunnittelun ja yhteistyön merkitystä. Koulutus osui erinomaiseen aikaan, sillä muutamaa päivää myöhemmin avattiin seuraavan kauden Erasmus+ rahoitushaut ja julkaistiin vuoden 2025 ohjelmaopas. Siinä korostetaan entistä enemmän kestävyyttä ja digitaalista osaamista. Ohjelma tuo mukanaan myös merkittäviä uudistuksia, jotka tukevat korkeakoulutuksen kehittämistä ja laajentavat osallistumismahdollisuuksia. Esimerkiksi Global Gateways -aloite avaa uusia ovia kansainväliselle yhteistyölle ja tarjoaa mahdollisuuksia globaalien haasteiden ratkaisemiseen.

On selvää, että hyvä hakemus vaatii huolellista valmistelua ja kaikkien osapuolten sitoutumista. Erityisesti tarveanalyysin ja konkreettisten tavoitteiden merkitys nousi esiin. Ilman selkeää ymmärrystä siitä, mitä ongelmia hanke pyrkii ratkaisemaan ja miten se aikoo sen tehdä, on vaikea saavuttaa merkittäviä ja pitkäaikaisia vaikutuksia.

Kuva: Shutterstock