Vahvan hankekonsortion rakennuspalikat

Osallistuin marraskuussa Haaga-Helian edustajana pohjoismaisten kansallisten Erasmus+ toimistojen järjestämään TCA-seminaariin Transnational Nordic seminar on Capacity Building with a cross-sectoral focus. Seminaarissa oli koolla yli 50 korkeakoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen edustajaa Pohjoismaista. Kaksipäiväisen seminaarin tärkeimmät teemat liittyivät hankkeiden vaikuttavuuteen sekä hankehakemuksen ja vahvan konsortion rakentamiseen.

Tässä kirjoituksessa käyn läpi seminaarissa syntyineitä oivalluksiani liittyen vahvan hankekonsortion rakentamiseen. Erasmus+ hankkeiden vaikuttavuudesta ja sen tueksi kehitetyistä työkaluista olen kirjoittanut toisessa julkaisussa.

Hankekumppanuuksien kiemuroissa

Hankehakemuksen valmistelu yhdessä hankekumppanien kanssa on omanlaisensa prosessi, sillä uusien kumppanuuksien luominen vie aikaa. Seminaarissa kerrottiin esimerkkejä vahvan yhteistyön rakentamisesta. Tarvitaan luottamusta, jonka pohjalle yhteistyö voidaan rakentaa, eikä siihen riitä muutama viikko tai kuukausi. Tämä on hyvä muistaa, kun yhteistyöpyyntöjä hankehakemuksiin tulee lyhyellä varoitusajalla muutamaa viikkoa tai päivää ennen hakuajan päättymistä. Seminaarin osallistujien kokemuksen mukaan näihin ei kannata tarttua, mikäli yhteistyökumppani ei ole ennalta tuttu.

Seminaarissa esiteltiin yhteistyön yleisimpiä sudenkuoppia. Niiden välttämiseksi on tärkeää varmistaa vastuiden, tehtävien ja budjetin tasapainoinen jakautuminen hankekumppaneiden välillä. Usein koordinaattori kirjoittaa hakemuksen pääasiassa yksin, jolloin partnereilta pyydetään vain kommentteja hakemuksen loppuvaiheessa. Tämä voi olla toimiva ratkaisu joissain tapauksissa, mutta rahoittajana EACEA (European Education and Culture Executive Agency) on useissa koulutuksissaan korostanut, ettei se ole suositeltavaa.

Valmisteluun osallistuu partneriorganisaatioista pääosin hankevalmisteluihin perehtyneet asiantuntijat. Heillä on osaamista hakemuksen kannalta tärkeisiin hallinnollisiin asioihin, kuten konsortion kokoonpanoon, hakemuksen teknisiin vaatimuksiin sekä muihin tärkeisiin rajoituksiin. Hakemuksessa on tärkeää kuvailla tarkasti projektissa toteutuvat hallintojärjestelyt, kuten päätöksentekoprosessi, perustettavat työryhmät ja komiteat sekä käytetyt viestintäkeinot ja -kanavat. Viestintä on yksi tärkeimmistä teemoista hankkeen toteuttamisessa eikä sitä voi seminaarin osallistujien mukaan korostaa liikaa.

Vaikka hakemuksen idea on lopulta vain pieni osa koko hankehakemusta, osaavien sisällönasiantuntijoiden osallistuminen valmisteluun auttaa esittelemään hakemuksen sisällöt kohdennetusti. Partneriorganisaatioiden henkilöstön asiantuntemusta olisi hyvä hyödyntää laajemmin. Kun hakemusta valmistellaan yhdessä, voidaan nähdä, miten yhteistyö toimii ja mihin asioihin on kiinnitettävä huomiota. Esimerkiksi jos kumppanin toiminta hakemusvaiheessa on hankalaa, eikä kokouksiin osallistuta, voi tämän perusteella tehdä johtopäätöksen, että tämä saattaa toistua myös toteutusvaiheessa.

Koulutuksessa korostettiin, että valmisteluvaiheessa on oleellista pitää useita verkkokokouksia idean kehittämiseksi, tavoitteiden määrittämiseksi ja konkreettisten tuotosten tai tulosten (deliverables) suunnittelemiseksi. Suunnittelukokoukset osoittavat kumppaneiden sitoutumisen: kumppanit, jotka ovat aktiivisia kehitysvaiheessa, osallistuvat yleensä myös toteutusvaiheessa. On helpompaa vaihtaa kumppania hakuvaiheessa kuin hankkeen toteutusvaiheessa.

Konsortiolla on väliä

Hankekonsortiota miettiessä on tärkeää kiinnittää huomiota moniin asioihin. Konsortion tulisi olla monipuolisten ja toisiaan täydentävien organisaatioiden muodostama. Kumppanien määrällä on väliä, sillä seminaarissa todettiin yksiselitteisesti, että minimikonsortiot eivät saa rahoitusta ja suuria konsortioita on vaikeaa hallita, sillä ne eivät välttämättä pysty sitouttamaan kaikkia kumppaneita koko projektin ajaksi.

Kaikilla partnereilla tulisi olla rooli kirjattuna hankehakemukseen. Erasmus+ hankkeissa on tärkeää jakaa joko työpakettien tai tehtävien (tasks) vetovastuu myös hankekumppaneille. Tämä antaa kuvan hankkeen tasapainoisesta toteutuksesta. Joskus konsortiossa on mukana toimintaa hidastavia nukkuvia partnereita, joita on vaikeaa aktivoida toteutusvaiheessa. Sen vuoksi nämä tulisi tunnistaa ja aktivoida jo hakemusvaiheessa, sillä se helpottaa tulevaa yhteistyötä. Kumppanien välisen työnjaon lisäksi on tärkeää luoda tasapaino Erasmus+ -ohjelmaan osallistuvien maiden ja EU:n ulkopuolisten maiden (non-associated countries) kumppaneiden välillä sekä pyrkiä kattamaan kumppanimaissa useita alueita.

Koulutus osui täydelliseen ajankohtaan, sillä vain muutamaa päivää myöhemmin avattiin seuraavan kauden Erasmus+ -rahoitushaut ja julkaistiin vuoden 2025 ohjelmaopas. Seminaari tarjosi runsaasti hyödyllisiä vinkkejä ajankohtaisiin valmisteluihin erityisesti vahvan konsortion rakentamisen näkökulmasta. Konsortion rakentaminen onkin olennainen osa onnistunutta projektia. Vahvojen kumppanuuksien luominen vie aikaa, ja on tärkeää olla tarkka siitä, kenen kanssa työskentelee.

Kuva: Shutterstock