Tiekarttatyöskentely valaisee yhteisen polun

Kun työtiimissä on useita eri taustoista tulevia jäseniä ja projektisuunnitelma on monipolvinen, voi laajan työmäärän hallitseminen ja lukuisien tavoitteiden saavuttaminen tuntua haastavalta. Syksyllä 2023 alkaneessa hankkeessa selätimme nämä haasteet yhteisesti projektisuunnitelman pohjalta koostetun tiekartan avulla. Tiekarttatyöskentely auttoi pääsemään hallitusti eteenpäin kohti erilaisia oppeja ja onnistumisia. Tässä kirjoituksessa avaamme tiekarttatyöskentelystä saatuja kokemuksia Virtual Nature –hankkeen näkökulmasta ja pohdimme yleisellä tasolla työkalun hyötyjä projektimaisen työskentelyn tukena.

Jaettu ymmärrys laajasta hankekokonaisuudesta

Tiekartta on yksityiskohtainen suunnitelma, joka ohjaa tekemistä kohti määränpäätä (Merriam-Webster). Tiekarttametodi on siis visuaalinen tapa jäsentää strategiaa tarkastelemalla nykytilaa suhteessa tavoiteltavaan tulevaisuuteen (Kerr & Phaal 2021).

Yhteisen tiekartan avulla on mahdollista saavuttaa jaettu näkemys siitä, mistä hankkeessa todella on kyse, mitä sen aikana halutaan saavuttaa ja millaisina konkreettisina toimenpiteinä tavoitteisiin johtavat asiat asettuvat projektin mittaiselle aikajanalle. Tiekartan muodostaminen yhteistuumin auttaa luomaan yhteisen kielen eri toimijoiden välille ja on siten hyödyksi jaetun ymmärryksen tavoittelussa. (Phaal & Muller 2009.)

Jaettu ymmärrys on jokaisen ryhmän jäsenen yhtäläisesti omaksumaa tietoa siitä, mitä ollaan tekemässä, miksi, ja kuinka kauan (Valkenburg 1998). Jaettu ymmärrys ja yhteinen kieli taas ovat onnistuneen yhteissuunnittelun kulmakiviä (Seppälä 2017; Valkenburg 1998). Monialaiset tiimit, kuten tyypillisesti juuri hanketiimit, hyötyvät molemmista korostuneesti työryhmän jäsenten tullessa yhteisen mission pariin erilaisten ammattisanastojen ja arkipäivän teemojen parista. Jaetun ymmärryksen mukana tulee myös kokemus luottamuksesta, mikä on avain menestyksekkääseen tiimityöskentelyyn (Valkenburg 1998).

Suunnitelmasta totta

Virtual Nature -hanketiimi kokoontui ensimmäiseen puolen päivän mittaiseen työpajaan tammikuussa 2024. Työpajan tavoitteena oli muuntaa hankesuunnitelma konkreettisiksi toimenpiteiksi, jotka toteutetaan kukin vuorollaan meneillään olevan toimintavuoden mittaan. Työskentelyn aineistona käytettiin mukana olevien organisaatioiden hankesuunnitelmia indikaattoreineen ja työnkuvineen.

Kalenterivuoden mittaiselle tiekarttapohjalle koottiin tulevien kuukausien tekemiset yksi kerrallaan siten, että projektisuunnitelmaan merkityt tavoitteet hajotettiin konkreettisiksi toimenpiteiksi. Näiden systemaattinen suorittaminen johtaa lopulta kunkin suunnitelman mukaiseen tavoitteiden saavuttamiseen. Tiekartalla tehtiin näkyviksi tavoitteet ja työn tulokset, jotka indikoivat onnistumisia. Myös matkan varrella syntyville ideoille ja seuraavaksi mietintään otettaville kokonaisuuksille luotiin omat lokerot, jotta niiden pohjalta olisi projektin seuraavassa vaiheessa helpompaa lähteä liikkeelle.

Tehtävien jaossa painotettiin sitä, että jokainen tehtävä osoitettiin yhden henkilön sijaan työparille tai pienryhmälle. Tehtävät asetettiin sillä hetkellä saatavilla olevan parhaan tiedon mukaan mahdollisimman realistiseen kohtaan aikajanaa. Tiekartalle merkityt asiat ja toimenpiteet merkittiin session jälkeen kullekin tekijälle omiksi tehtäviksi yhteiseen projektinhallintasovellukseen.

Näin me teimme:

1. Työkaluna käytimme Miroa. Erilaisia yhteiskäyttöisiä visuaalisia työtiloja ja -kaluja on olemassa muita.
2. Sovimme kuka hoitaa muistilappujen laitoin aikajanalle ja hankesuunnitelman kohtien tuonnin tiekartalle, mutta kaikki saivat pääsyn muokkaamaan tiekarttaa.
3. Aikajana oli yksinkertainen viiva, jossa oli vuosi jaettuna kvartaaleihin ja johon laitoimme kuukausien nimet.
4. Muistilapuille kirjasimme toimenpiteitä ja tavoitteita ja niiden yläpuolelle vastuuhenkilöiden nimet.
5. Muistilaput värikoodasimme hankkeen työpakettien mukaan.
6. Muistilaput asetimme aikajanalle sopiviin kohtiin.
7. Tapahtumille teimme oman janan toimenpiteiden alle.
8. Kirjasimme toivotut lopputulokset omaan kenttäänsä muistuttamaan siitä, miltä onnistuminen näyttää.
9. Kokoonnuimme yhteen tarkastelemaan tiekarttaa projektin taitekohdissa. Tällöin summattiin jo tehtyä ja suunniteltiin seuraavaa ajanjaksoa.
10. Työtehtävän valmistuessa tai tavoitteen toteutuessa muistilappuun laitoimme v-symbolin. Mikäli tehtävä ei ollutkaan relevantti laitoimme x-symbolin ja keskeneräisiin ratassymboli.
11. Kirjasimme seuraavaksi työn alle otettavat asiat erilliseen laatikkoon, josta oli aina seuraavalla kerralla helppo lähteä liikkeelle.

Tiekarttatyöskentelyä käytettiin hankkeiden välistä yhteistyötä suunnitellessa

Hankkeessa sovellettiin tiekarttatyöskentelyn mallia ensimmäisen kerran syksyllä 2023 ja keväällä 2024 hankkeiden välistä yhteistyötä suunniteltaessa. Tällöin mukana oli Savonia-ammattikorkeakoulun Digireitit-hankkeen hanketiimi. Lähtökohtina toimivat yhtäältä molempien hankkeiden projektisuunnitelmat, toisaalta yhteisesti työpajassa ideoitu kuva siitä, miltä yhteistyö voisi näyttää ja millaisilla teoilla sitä aiottiin edistää jatkossa.

Virtual Naturen ja Digireittien yhteistyö toteutui lopulta monin tavoin. Vierailimme päittäin hankkeiden tapahtumissa pitämässä keynote-puheenvuoroja, jaoimme nykytilaselvityksen työkaluja lopputyöntekijöiden käyttöön sekä saimme vastaavasti 360-valokuva-aineistoja omaan käyttöömme, niin ikään opinnäytetyön materiaaliksi. Vierailimme yhdessä Luonnonvarakeskuksen VirtuLabissa kokemassa virtuaaliluonnon vaikutuksia ja miettimässä mahdollisia tulevaisuuden hankeyhteistyömahdollisuuksia.

Digityökaluilla luodaan yhteinen kuva tulevasta

Digitaalisten välineiden käyttö tiekartan dokumentoinnissa helpottaa monin tavoin työskentelyä ja materiaalin muokkaamista suunnitelman tarkentuessa ja työstön edetessä. Kaikki osallistujat saavat jokaisesta työskentelysessiosta mukaansa ajan tasalla olevat muistiinpanot ja tehtävät. Kun tietoja on helppo säilyttää ja päivittää, tiekartasta on mahdollista tehdä jatkuvasti mukana kulkeva ja päivittyvä työväline. (de Oliveira ym. 2022.)

Visuaalisuus, ja sen myötä esimerkiksi abstraktien tavoitteiden konkretisoituminen ymmärrettäviksi, kaikkien silmien eteen kirjoitetuiksi tehtäviksi, näyttelee tiekarttatyöskentelyssä tärkeää osaa.

Yhdessä käytettävä digitaalisen valkotaulun käyttäminen työvälineenä vaikuttaa positiivisesti ryhmän sisäiseen vuorovaikutukseen, tyytyväisyyteen, struktuuriin ja ymmärrykseen, ja tätä kautta koko tiimin suoriutumiseen (Siemon ym. 2017). Miro tai muu helppokäyttöinen valkotaulusovellus luo kaikille yhtäläiset mahdollisuudet kartan katseluun ja muokkaamiseen, paikasta riippumatta. Kasvokkain työskentelystä on kokemustemme mukaan ollut kuitenkin hyötyä tiimihengen kohottamisessa ja osallistujien tasavertaisen osallistumisen varmistamisessa. Monipaikkaisessa työssä osa tiimiläisistä voi kuitenkin tarvittaessa olla mukana verkon välityksellä – näin meilläkin.

Huojennusta ja hyötyjä arkiseen aherrukseen

Virtual Nature -tiimiläisiltä kysyttiin, millaiseksi he ovat kokeneet työskentelyn tiekarttatyökalua apuna käyttäen. Kaksi tiimin jäsentä kommentoi työskentelyä näin:

(Tiekarttatyöskentely) selkeyttää kokonaisuutta todella paljon. Ei jää arvailujen varaan, kuka on luvannut tehdä mitäkin.

Tiekarttatyöpajat ovat olleet erittäin antoisia sen osalta, että olemme kaikki alkaneet ymmärtää paremmin toistemme ajatuksia ja projektin kokonaisuutta.

Työskentelytapa on siis toivotusti tuonut kirkkautta ja konkretiaa tekemiseen, hälventäen samalla kokemusta päämäärien ja niihin johtavien toimenpideketjujen hähmäisyydestä. Tekemisille saatiin yhteinen suunta ja näkyvyys eri osaprojektien välillä parani. Työssä jaksamisen kokemusta on parantanut jokaiseen tehtävään määritelty työpari. Tiimiläiset totesivat tiimihengen ja keskinäisen ymmärryksen parantuneen työskentelyn myötä.

Uuden tiimiläisen perehdyttäminen kokonaiskuvaan helpottui tiekartan toimiessa nimensä mukaisesti selkeänä karttana. Kun konkreettiset tehtävät aikatauluineen olivat visuaalisesti uuden tiimiläisen edessä, oli kokonaisuuden hahmottaminen selkeämpää kuin hankesuunnitelman työpakettien tulkkaaminen.

Tiekarttaa on hyödynnetty myös ohjausryhmän palavereissa visuaalisena raportointityökaluna. Hankkeen ohjausryhmä on pitänyt työtapaa hyvänä ja toivonut, että vastaavaa sovellettaisiin jatkossa muissakin hankkeissa. Ohjausryhmä on kertomansa mukaan kokenut limittäin kulkevien työvaiheiden etenemisen olevan helpompaa hahmottaa tiekarttamaisen esitystavan avulla.

Viestintäsuunnitelman teko tiekartan pohjalta sujui luontevasti, kun yhdessä työstetty tiekartta toimi viestintäsuunnitelman kivijalkana. Aikajanalle ripotelluista tehtävistä oli helppo tunnistaa viestinnällisiä tarpeita vaativat tehtävät, joiden pohjalta viestintäsuunnitelma syntyi kuin itsestään. Tiekartta helpotti paljon viestintäsuunnitelman laatimiseen tarvittavaa ajatustyötä. Tiimiläisille on ollut ilo huomata tiekartan hyötyjen moninkertaistuvan hankkeen aikana, kun yhä uusia hyötytarkoituksia on löydetty.

Oppeja ja oivalluksia

Virtual Nature -hankkeessa tiekarttatyöskentely aloitettiin neljä kuukautta hankkeen alkamisen jälkeen, kun huomattiin haasteita pitkän aikavälin tavoitteiden hahmottamisessa ja niihin johtavien tehtävien konkreettisessa aikatauluttamisessa. Jälkiviisaana tiekarttatyöskentely olisi tullut aloittaa välittömästi hankkeen alettua.

Tiekarttatyöskentely Virtual Nature -hanketiimissä on painottunut pitkiin kaudenaloitustyöpajoihin ja satunnaisiin tarkistuksiin näiden välillä. Pitkät tehtävienjakosessiot ovat tehokkaita mutta kuluttavia. Tiekarttaa voisikin olla eduksi hyödyntää vähintään kuukausitasolla. Tämä voisi helpottaa tehtävien hahmottamista ja jo saavutettujen onnistumisien muistamista, jonka olemme havainneet haastavaksi. Miltä onnistuminen näyttää -osioon panostaminen ja konkreettisten tehtävien nivominen näihin voisi selkeyttää kuvaa entisestään. Jos tiekartalle palattaisiin useammin, olisi tähänkin luultavasti paremmin aikaa ja voimavaroja käytettävissä.

Tiekartan lisäksi hanketiimi käytti Planner-työkalua tehtävien jakamiseen ja seuraamiseen. Tiekartan ja Planner-työkalun selkeyttäminen olisi ollut tarpeellista. Nyt tehtiin hieman päällekkäisiä asioita molemmissa. Käytännössä tiekartan tulisi olla hieman ylemmän tason työkalu, joka hahmottaa kokonaisuuksia aikajanalle ja Planner-työkalu olisi kokonaisuuksien purkaminen pienempiin konkreettisiin työtehtäviin, joita voi oikeasti klikkailla tehdyksi. Näin ollen Planneria voisi seurata joko päivittäin tai viikoittain ja tiekarttaa esimerkiksi kuukausittain.

Tiekartassa voisi myös hyödyntää väri- ja symbolikoodeja tehokkaammin. Näin koko ajan laajenevasta kokonaisuudesta voisi saada edelleen nopealla silmäyksellä paremman kuvan.

Tiekartta pitkäjänteisen suunnittelun tukena

Menneiden tekemisten ja suunnitelmien läpikäynti tekee saavutukset ja tehdyt työt näkyväksi. Tämä aikaansaa onnistumisen kokemuksia ja vahvistusta sille, että asiat todella ovat edenneet ja suunnitellut tehtävät ovat edistyneet.

Tiekartalle palaaminen projektin mittaan auttoi huomaamaan, että monet suunnitelluista yhteistyön tavoista ovat itse asiassa toteutuneet, vaikka mieli meinaakin tehdä tepposet ja tuntuu, että paljon jäi suunnitellusta saavuttamatta. Ilmiötä kutsutaan Zeigarnikin efektiksi (Zeigarnik 1927). Seifert ja Patalano (1991) havaitsivat, että keskeneräiset tehtävät muistetaan 90 % paremmin kuin valmistuneet ja ne nousevat puheissa myöhemmin esille kolme kertaa valmiiksi saatuja tehtäviä useammin. Keskeneräisillä tehtävillä on siis erityinen asema muistissamme. Tiekartan käyttö aikaansaatujen asioiden tarkastelun välineenä on perusteltua tämän tunnistettavan vinouman oikaisu- ja ehkäisymielessä. Näin valmiiksi saamiset ja onnistumiset tehdään näkyviksi sekä tekijöille itselleen että koko tiimille.

Tiekartta puolestaan ei tule työskennellessä ’valmiiksi’, vaan se elää ja muuntuu jatkuvasti tehtävien edetessä. Siihen onkin hyvä suhtautua ennemmin työkaluna kuin valmistuvana tuotoksena. Kun tiekartta on digitaalisessa muodossa valmiina seuraavaa työstökertaa varten, sen pariin on helppo myöhemmin palata. Palaamisesta on erityistä hyötyä projektin tai kalenterivuoden taitekohdissa, kun on aika tarkistaa, mitä onkaan saatu aikaan ja mitä seuraavaksi tulisi tehdä.

Virtual Nature –hankkeessa on edessä vielä toinen toimintavuosi. Työskentely aloitettiin maadoittamalla tulevat tehtävät projektisuunnitelman ja tiekartan yhteisen päivittämisen avulla. Näin varmistettiin se, että tehtävät tähtäävät tavoitteiden saavuttamiseen ja tekemiset ovat oikea-aikaisia. Tiekarttatyöpaja toimi myös oivana syksyn aloituspalaverina, jossa pääsimme käymään läpi pitkän loman jälkeen jo hieman unohdettuja onnistumisia. Tiekarttatyöskentelystä on ollut hyötyä muissakin hankkeissa. Virtual Nature -hankkeen hyvien kokemusten perusteella hankkeen tiimiläiset ovat jakaneet ilosanomaa eteenpäin ja tiekarttatyöskentelyä on hyödynnetty jo useassa hankkeessa. Kolmessa hankkeessa on kevään ja syksyn aikana aloitettu tiekarttatyöskentely positiivisin kokemuksin. Ready, Immerse and Go -hankkeessa metodia on koko hankkeen vaiheiden suunnittelun sijaan hyödynnetty sisällöntuotannon tehtävien ja roolien selkeyttämiseen.

Kuva: Shutterstock